BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Proses dalam kamus bahasa
Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku
organisasi karamgan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan
aktifitas yang memberi kehidupan pada skema organisasi tersebut. Aliran
informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi, adalah proses dimana
informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang
diinginkan. Atau bisa diartikan pula dengan Aliran informasi dalam suatu
organisasi adalah suatu proses dinamik; dalam proses inilah pesan-pesan secara
tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan dinterpretasikan.
Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan – artinya komunikasi
organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti. Komunikasi terjadi
sepanjang waktu.
Dalam organisasi
Pendistribusian informasi dalam organisasi adalah cara-cara untuk memperoleh
informasi dan berbagi informasi pada rekan kerja baik itu menggunakan
metode-metode elektronik seperti situs web kolaborasi, intranet, dan apabila
cara-cara dengan teknologi
Bagi pakar perilaku
organisasi seperti Robbins (1996) misalnya, produktivitas kerja telah dipandang
sebagai salah satu human output, yaitu sebagai hasil dari
interaksi antara karakteristik individu (nilai dan sikap, kemampuan, motivasi),
karakteristik kelompok (strukutur kelompok, konflik, komunikasi, tim
kerja, kekuasaan, dan kepemimpinan), serta karakteristik organisasi (budaya
organisasi, struktur organisasi, teknologi, desain pekerjaan, kebijakan dan
praktik sumberdaya manusia). Karena itu, persoalan bagaimana meningkatkan
produktivitas kerja akan ditentukan oleh kemampuan manajemen dalam
mengidentifikasi karakteristik individu anggota organisasi, karakteristik
kelompok maupun karakteristik organisasi, serta bagaimana ketiga faktor
tersebut saling berinterelasi.
Proses organisasi
merupakan jiwa bagi struktur organisasi. Jika proses tersebut tidak berjalan
dan berfungsi dengan baik,maka masalah tidak pernah yang tidak perah diharapkan
akan timbul dalam sebuah organisasi.
Bertitik
tolak pada uraian permasalahan diatas, kami mencoba untuk memberikan pengetahuan mengenai hal-hal
tersebut dan selanjutnya di tuangkan dalam
bentuk makalah ini.
1.2 Pembatasan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka kami
merumuskan dan membatasi masalah sebagai berikut:
1. Seperti
Apakah Model-model dalam Proses Organisasi ?
2. Bagaimana
Aliran Informasi dalam
Suatu
Organisasi
1.3 Tujuan
Penulisan Makalah
Dari pembatasan masalah diatas, maka tujuan penyusunan
makalah ini adalah:
1. Untuk
mengetahui Model-model
dalam Proses Organisasi
2. Untuk
memahami Aliran Informasi dalam Suatu Organisasi
1. 4 Teknik Penyusunan
Dalam penyusunan makalah ini, kami menggunakan metode studi kepustakaan, yaitu
metode pengumpulan data dengan cara pengambilan sumber informasi melalui buku
yang berhubungan dan mendukung isi makalah ini, pengambilan informasi juga dari
berbagai referensi makalah yang berhubungan dengan isi makalah ini. Berbagai
materi tersebut dirangkum dan digabungkan
BAB.
2 PEMBAHASAN
2.1 Model-model dalam Proses Organisasi
Proses dalam kamus bahasa
Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku
organisasi karamgan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan
aktifitas yang memberi kehidupan pada skema organisasi tersebut. Proses
organisasi merupakan jiwa bagi struktur organisasi. Jika proses tersebut tidak
berjalan dan berfungsi dengan baik,maka masalah tidak pernah yang tidak perah
diharapkan akan timbul dalam sebuah organisasi.
Adapun model organisasi
yang akan kita bahas disini ada empat proses prilaku yang nanti akan
menyumbangkan prestasi pada organisasi yang effektif. Empat proses tersebut yaitu komunikasi,
pengambilan keputusasn, evaluasi prestasi, sosialisasi dan karir.
Model-model dalam proses organisasi
2.1.1. Proses
Komunikasi Komunikasi
Proses Komunikasi Komunikasi
menduduki tempat yang utama karena susunan keluasan dan cakupan
organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh tehnik komonikasi. Dari sudut
pandang ini komuikasi adalah suatu proses social yag mempuyai relevansi terluas
di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat. Kelangsungan
hidup organisasi berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk menerima,
menyampaikan, dan meleksanakan komunikasi. Proses organisasi menghubungkan
organisasi dengan lingkungannya termasuk bagian-bagiannya. Informasi mengalir
ke organisasi dan dari organisasi, termasuk di dalam organisasi itu sendiri.
Komunikasi diartikan
sebagai proses penyampaian informasi atau pengiriman kepada penerima informasi.
Dengan demikian penerimaan informasi harus memahami isi informasi yang di
terimanya, sebaliknya apabila penerimaan informasi tidak memahami informasi
yang di berikan oleh pemberi informasi berarti tidak terjadi komunikasi yang
effektif yang pada akhirnya dapat menimbulkan suatu konflik. Disamping itu
apabila komunikasi dipandang sebagai suatu proses, ada tiga elemen pokok yang
salig berkaitan yang terdapat pada setiap terjadinya suatu komunikasi, yaitu
sender (sumber berita), message(pesan), dan reciver (penerimaan berita).
Apabila salah satunya dari ketiga elemen tersebut tidak ada, maka komunikasi
tersebut tidak akan terjadi. Untuk itu terdapat delapan unsur pokok di dalam
proses komunikasi.
a. Pengiriman atau sumber
(sender)
b. Enconding
c. Message
d. Chanel
e.Receiver
f. Recoding
g. Noise
h. Feedback
2.1.2.
Proses Pengambilan Keputusan
Keputusan dari seorang
pemimpin tidak datang secara tiba-tiba, tetapi melalui suatu proses.
Pengambilan keputusan yang akan diwujudkan menjadi kegiatan kelompok merupakan
hak dan kewajiban pucuk pimpinan berupa wewenang dan wewenang itu dapat
dilimpahkan. Pengambilan keputusan oleh seorang pemimpin yang bersifat apriori
(berburuk sangka) selalu merupakan proses, baik yang berlangsung dalam pikiran
maupun dalam kegiatan oprasional pemecahan masalah. Proses pengambilan
keputusan itu berlangsung dengan tahapan sebagai berikut :
a. Menghimpun data melalui
pencatatan bahkan mungkin berupa kegiatan penelitia
b. Melalui analisis data
c. Menetapkan keputusan
yang akan ditempuh
d. Mengoprasionalakan
keputusan menjadi kegiata
e. Selama berlangsungnya
kegiatan sebagai pelaksana keputusan akan diperoleh data oprasional yang baru
Sementara itu
tahapan-tahapan dalam proses pengambilan keputusan dapat dikemukakan sebagai
berikut :
a. Tetapkan masalah
b. Idntifikasi criteria
keputusan
c. Alokasikan bobot pada
criteria
d. Kembangkan alternaif
e. Evaluasi alternative
f. Pilih alternative
terbaik
2.1.3.
Proses Evaluasi Prestasi prestasi individu
Proses Evaluasi Prestasi
prestasi individu menjadi bagian dari prestasi kelompok yang pada gilirannya
menjadi bagian dari prestasi organisasi. Tidak ada suatu ukuran atau criteria
yang memadai yang dapat mencerminkan prestasi suatu tingkatan. Proses evaluasi
prestasi didalam organisasi menunjukan bahwa prestasi individu, kelompok, dan
organisasi adalah suatu hasil atau variabel bergantung dari prilaku organisasi,
struktur dan proses. System yang diterapkan untuk mengevaluasi prestasi
membantu maksud-maksud seperti penentuan imbalan (upah, promosi, dan alih
tugas), identifikasi kebutuhan akan pelatihan (training), penyediaan balikan
bagi para pegawai dan lain-lain. Sebenarnya banyak sekali metode yang dapat
dimanfaatkan untuk mengevalusi prestasi sehingga merupakan tantangan tersendiri
untuk memilih yang terbaik dari yang baik-baik. Dalam melakukan pengevaluasian
sebaiknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Maksud dan evaluasi
kerja
2. Evaluasi kerja dan
evaluasi
3. Apa yang akan di
evaluasi
4. Siapa yang seharusnya
akan di evaluasi
5. Bagaimaa metodenya
6. Masalah potensial
7. Bagaimana mengatasi
masalah
2.1.4.
Proses Sosialisasi dan Karir
Proses sosialisasi adalah
suatu proses dimana kita dapat bergaul dalam suatu komunitas tertentu maka disitulah
proses sosialisasi akan terjadi. Sedangkan karir adalah suatu deretan posisi
yang di duduki oleh seseorang selama perjalanan usianya. Individu memasuki
organisasi untuk bekerja dan merintis tujuan karir pribadi mereka. Organisasi
mempekerjakan individu-individu untuk melaksanakan pekerjaan tertentu yaitu
pekerjaan menurut struktur organisasi itu. Jadi kepentingan individu dan
organisasi serta tujuannya harus disesuaikan jika keduanya ingin
effektif.proses penyadaran individu akan harapan organisasi disebut
sosialisasi, pengembangan karir dan sosialisasi adalah dua aktifitas yang
saling berkaitan yang memberikan dampak pada prestasi baik prestasi organisasi
maupun prestasi individu.
2.2
Aliran Informasi dalam Suatu Organisasi dapat terjadi dengan tiga cara :
1. Berurutan
2. Serentak
3. Kombinasi antara
serentak dan berurutan
2.2.1.
Penyebaran Pesan Secara Berurutan
“penyampaian pesan secara
berurutan merupakan bentuk pola komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam
organisasi’’ ini dikemukakan oleh Haney (1962). penyebaran informasi berurutan
meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, jadi pesan disampaikan dari si
A–> si B–> si C–> si D–> si E dalam serangkaian transaksi dua
orang; dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke 1 (sumber pesan),
mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya, dan kemudian meneruskan
hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.
Penyebaran pesan berurutan
memperlihatkan pola ”siapa berbicara kepada siapa”. penyebaran tersebut mempunyai
suatu pola sebagai salah satu ciri terpentingnya, Bila pesan disebarkan secara
berurutan, penyebaran informasi berlangsung dalam waktu yang tidak beraturan,
jadi infomasi tersebut tiba ditempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda
pula. Individu cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan.
karena adanya perbedaan dalam menyadari informasi tersebut, mungkin timbul
masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam penyebaran informasi akan
menyebabkan informasi itu sulit digunakan untuk membuat keputusan karena ada
orang yang belum memperoleh informasi. Bila jumlah orang yang harus diberi
informasi cukup banyak, proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi
untuk menyampaikan informasi kepada mereka.
2.2.2.
Penyebaran Pesan Secara Serentak
Sebagian besar dari
komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, hanya melibatkan sumber
pesan dan penerima yang mengiterprestasikan pesan sebagai tujuan akhir. Banyak
organisasi yang mengeluarkan terbitan khusus, berbentuk majalah atau selebaran
yang diposkan kepada semua anggota organisasi. Bila semua anggota departemen,
fakultas, atau bagian-bagian lain menerima suatu imformasi dalam waktu yang
bersamaan, proses ini disebut penyebaran pesan secara serentak.
Pemilihan teknik
penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan
pemikiran metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan.
Di pihak lain, suatu pertemuan mungkin merupakan cara untuk menyampaikan
informasi kepada setiap anggota organisasi pada saat yang sama; tetapi seperti
yang dapat anda duga, tidak semua orang dapat hadir karena pertemuan cukup
jauh. Memo merupakan media tertulis sedangkan pertemuan adalah bentuk lisan,
atau suatu media tatap muka. Salah satu dari kedua metode tersebut atau
kedua-duanya mungkin melancarkan penyebaran informasi secara serentak kepada
sekelompok anggota organisasi; salah saatu kedua-duanya mungkin pula tidak
efektif. Dengan berkembangnya media telekomunikasi, tugas menyebarkan informasi
kepada semua anggota secara serentak menjadi lebih sederhana bagi sebagian
organisasi.
Dengan berkembangnya
sistem kabel dan telepon yang lebih canggih, dirangkaikan dengan video, semua
organisasi dapat berhubungan secara visual dan vokal antara satu dengan yang
lainnya sambil tetap berada di tempat kerja masing- masing. Penyebaran pesan
secara serentak mungkin suatu cara yang lebih umum, lebih efektif dan efisien
daripada cara lainnya untuk melancarkan aliran informasi dalam suatu
organisasi.
2.2.3.
Alat alat dan teknik dalam distribusi informasi
Empat alat-alat dan teknik
yang diperlukan dalam mendistribusikan/ mengalirkan informasi ini:
1. Kemampuan berkomunikasi
yang memungkinkan manajer menggunakan kesempatan untuk memanfaatkan
dimensi-dimensi komunikasi yang ada.
2. Sistem untuk
mengumpulkan dan memperoleh informasi.
3. Metode pendistribusian
informasi
4. Proses pembelajaran
tindakan (Lesson Learned Process).
2.2.4.
Peranan Jaringan Kerja Komunikasi
Analisis jaringan telah
mengungkapkan sifat-sifat khas sejumlah peranan jaringan komunikasi. Berikut
adalah tujuh peranan jaringan komunikasi, antara lain :
1. Kosmopolit Adalah
individu yang melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individu-individu
diluar organisasi. Kosmopolit menghubungkan para anggota organisasi dengan
orang-orang dan peristiwa-peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi.
2. Penghubung Adalah orang
yang mengaitkan atau menghubungkan dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota
salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut.Penghubung mengkaitkan
satuan-satuan organisasi bersama-sama dan menggambarkan orang-orang yang
berlaku sebagai penyaring informasi.
3. Jembatan Adalah seorang
anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar
kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan
berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok pegawai.
4. Penyendiri Adalah
mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak
dengan anggota kelompok lainnya. Beberapa anggota organisasi menjadi penyendiri
bila berurusan dengan kehidupan pribadi pegawai-pegawai lainnya tetapi jelas
merupakan anggota klik bila pesan-pesan berkenaan dengan perubahan dalam
kebijakan dan prosedur organisasi.
5. Penjaga gawang Adalah
orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan
pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui system tersebut.
6. Pemimpin pendapat
Adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua system social, yang membimbing
pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. Mereka merupakan
orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercaya orang-orang lainya untuk
mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.
7. Anggota klik Klik
adalah sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya
merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya. Prasyarat keanggotaan klik
adalah bahwa individu-individu harus mampu melakukan kontak satu sama lainnya,
bahkan dengan cara tidak langsung. Klik terdiri dari individu-individu yang
keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu, dan yang merasa amat
puas dengan kontak-kontak tersebut. Klik-terdiri dari individu-individu yang
memiliki alasan formal, yang berhubungan dengan jabatan untuk melakukan kontak
sekaligus juga mempunyai alasan informal yang bersifat antar pesona.
BAB
3 PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Aliran informasi dalam
organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan
metodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan informasi ini terkait
dengan budaya organisasi, proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini
dianggap sebagai nilai, pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.Distribusi
informasi biasanya digunakan sebagai cara untuk menjalankan rencana komunikasi
dan merespon permintaan-permintaan (yang seringkali tidak disangka) akan
informasi tertentu. Mekanisme aliran informasi Mekanisme informasi dapat
mempengaruhi guna informasi itu sendiri saat informasi yang dibutuhkan tidak
didapat tepat pada waktunya. Satu-satunya yang dapat memperbaiki kinerja aliran
informasi ini adalah dengan adanya Rencana Pengelolaan Informasi (Communication
Management Plan).
Keberhasilan pemimpin
dalam membina hubungan dengan seluruh anggota organisasi, tidak terlepas dari
kemampuan pimpinan dalam membina komunikasi. Sehingga peran komunikasi yang
dikembangkan oleh pimpinan akan berdampak pada pencapaian tujuan organisasi.
Oleh karena itu seorang pemimpin perlu memahami komunikasi dalam organisasi.
3.2
Saran
Dalam komunikasi
organisasi seorang peminpin adalah yang sangat penting yang perlu di
perhatikan, untuk itu dalam memilih atau menetukan seorang peminpin individu-individu
tersebut harus pandai dalam menganalisa dan mengetahui sosok peminpin yang akan
dipilihnya.
DAPTAR PUSTAKA
Marimin, Hendri Tanjung, Haryo Prabowo. 2006. Sistem Informasi
Manajemen; Sumber Daya Manusia. PT Grasindo. Jakarta
McLeod Jr Raymond, George Schell.2004. Management Information Systems 8/e.
Prentice-Hall, Inc. New Jersey
O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial.
Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.
Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta
